Los eventos virtuales llegaron para quedarse y además se han convertido en la forma de comunicarnos con nuestros clientes este 2020.

Pero… ¿Qué es un #eventovirtual?  

Es toda actividad EN LÍNEA que tenga un objetivo claro, que esté dirigida a un determinado público y se proyecte en la plataforma adecuada. Esto incluye seminarios web, demostraciones, clases magistrales, entrevistas, lanzamientos, ferias comerciales, conferencias y reuniones corporativas.

¿Y por qué digo “en línea”? porque la magia del evento en línea es cumplir el día y el horario designado para poder aprovechar el contenido genuino, relacionarnos y hacer networking con potenciales clientes u profesionales del rubro. Lo grabado, ciertas veces, no tiene la misma fuerza.

Comparto algunas sugerencias para que puedas tener en cuenta a la hora de crear un evento virtual increíble.

1. PLANIFICACIÓN:

La fórmula del éxito de un evento es: planificación + planificación.

Elegir la plataforma adecuada es fundamental, así como también designar a un moderador para que pueda intervenir en la parte técnica. No podemos llevar a cabo un evento en línea  de manera individual, se necesita un equipo. Algunas opciones pueden ser: Webex, Zoom, Meet. Tener en cuenta: ¿Cuántos asistentes pueden unirse?, ¿qué valor tiene?, ¿permite grabación? Recomiendo investigar antes de cerrar un evento con el cliente y/o apoyarse en un OPE.

El formato hace que tu evento sea exclusivo y no sea una réplica. ¡Hay que innovar siempre! Por ejemplo, el Ciclo “6 sombreros para pensar” es un Panel de 6 mujeres profesionales que hablan sobre un tema específico en cada edición. La temática cambia mensualmente.

El contenido siempre es el rey. A veces por más expertas que seamos en un determinado tema, si no sabemos como aportar valor, la audiencia tiende a desconectarse. Recomiendo que sea breve, impactante y que deje algunas ideas para poder aplicar a tu trabajo o negocio.

Los speaker deben no sólo saber hablar en público, sino también saber hablarle a la cámara. Parece obvio, pero no es lo mismo. Además de construir el espacio (fondo) que los acompañará para tener una imagen profesional.

Todo organizador deberá evaluar el contenido antes del evento.

El horario hay que analizarlo en función del cliente que nos contrata, pero también en el público convocado. Una capacitación en Argentina a las 4 de la tarde está perfecta, pero en España son las 9 de la noche. ¡Hay que pensar en digital!

La prueba técnica es fundamental para chequear micrófonos, luces, cámaras, fondos. Mi recomendación es hacerla la semana del evento, nunca el mismo día, para evitar imprevistos.

Contratar registro gráfico o incorporar un tema musical en un Webinar, es innovador.

Para poder vender, el sitio del evento es fundamental. Fecha, horario, oradores, temario. Puede ser una landing creada dentro de la web del cliente o bien un sitio nuevo. También se puede utilizar #eventbrite para la venta de entradas y contenido del evento.

Escribir artículos tanto en el blog del sitio como en #linkedin ayudarán a posicionar el evento. ¡Genera atracción desde todos los canales posibles!

Usar #hashtags o crear uno especial para el evento.

2. DÍA DEL EVENTO:

  • Recordar el acceso al evento en redes sociales o vía email.
  • Conectarse con el equipo de trabajo mínimo 1 hora antes.
  • Respetar el horario de apertura como si fuese un evento presencial.
  • Un discurso breve de apertura siempre marca la diferencia.
  • Agradecer a las marcas/empresas que acompañan la iniciativa.
  • Silenciar el celular. Evitar distracciones o ruidos.
  • Si hay espacio para preguntas, moderarlas.
  • Crear un cierre que deje huella y que invite a próximas ediciones/acciones.

3. POST-EVENTO:

  • Gestionar encuestas.
  • Enviar grabaciones de charlas.
  • Publicar fotos de la pantalla.
  • Subir los audios en Spotify.
  • Crear artículos post evento para dar más visibilidad de la marca.

Para finalizar, quiero destacar que es importante el uso de tecnología, la creatividad y también la empatía de quien lidere o modere es clave para tener una experiencia exitosa.

Yanela Biancardi